Dès lors que le personnel d’une entreprise est équipé d’un poste de travail informatique et d’une messagerie électronique, des dispositifs peuvent être mis en place afin de contrôler l’utilisation des outils informatiques, connexions à internet, de l'usage de la messagerie et des fichiers enregistrés sur les serveurs.

La légalité des contrôles pratiqués dépend du respect par l'employeur de plusieurs conditions: l'information des salariés et la consultation du CE. 

Conformément à la loi Informatique et libertés et au code du travail, les salariés doivent être informés des dispositifs mis en place, notamment des modalités de contrôle de l’utilisation d’internet, de la messagerie et des dossiers enregistrés sur les serveurs. La finalité de ces contrôles, les catégories de destinataires des données, l’existence des droits d’accès et de rectification des salariés font également partie des informations devant être fournies.

La CNIL préconise que cette information comprenne en outre les modalités d’archivage et la durée de conservation des messages et des données (données de connexion par exemple).

S’agissant d’un contrôle d’activité, le comité d’entreprise doit également être consulté conformément au code du travail. En outre, si des procédures disciplinaires sont prévues, les salariés doivent en être informés et le Comité d’entreprise informé et consulté conformément aux dispositions de l’article L-2323-32 du Code du travail. 

Ceci est un extrait du chapitre sur informatique et libertés rédigé par Ariane MOLE de l’ouvrage collectif du cercle SIRH aux Editions Vuibert. 

Ariane MOLE, Est l'une des avocates les plus reconnues dans le domaine de la législation Informatique et libertés et de la protection des données personnelles et de la vie privée en France et en Europe.  Avocat au Barreau de Paris depuis 1995, elle a été précédemment chargée de mission pendant 7 ans à la direction juridique de la CNIL, puis expert auprès de la DG XIII de la commission européenne où elle a contribué à la rédaction directive communautaire de 1995 sur la protection des données personnelles.